Transmission automatique de vos factures de vente à votre expert comptable

1. Le problème que cette fonctionnalité résout

Jusqu'à présent, transmettre vos factures d'achat à votre comptable était automatique, une fois configuré dans Paramètres > Comptabilité > Transmission. Mais pour vos factures de vente, rien d'équivalent n'existait : vous deviez penser à ajouter votre comptable en copie cachée (CCI) dans les paramètres d'e-mail, une option peu visible et peu intuitive.

Résultat : vous oubliez de configurer le CCI, ou vous ignorez même que cette option existe. Votre comptable relance pour obtenir les factures manquantes, et la relation avec votre cabinet comptable se complique inutilement.

Cette fonctionnalité met fin à cette incohérence : vous transmettez désormais vos factures de vente exactement comme vos factures d'achat.

[Capture d'écran : champ "Factures de vente" dans Paramètres > Comptabilité > Transmission]

2. Comment fonctionne la transmission automatique

Une configuration unique

Vous vous rendez dans Paramètres > Comptabilité > Transmission, vous saisissez l'adresse e-mail de votre expert comptable dans le champ Factures de vente, puis vous cliquez sur Enregistrer. C'est tout : il n'y a rien d'autre à faire. ✅

[Capture d'écran : formulaire de saisie de l'adresse e-mail du comptable]

Un envoi automatique et silencieux

Dès cet instant, chaque facture ou avoir qui passe au statut envoyée déclenche automatiquement l'envoi d'un e-mail à l'adresse configurée, avec le justificatif en pièce jointe. Votre comptable reçoit un e-mail par document, avec un sujet et un message standardisés. Vous n'avez aucune action supplémentaire à réaliser, et vous ne recevez aucune notification : l'envoi se fait de manière totalement silencieuse de votre côté.

La pièce jointe est transmise au format Factur-X (un PDF lisible, avec un fichier XML structuré intégré, conforme à la norme EN 16931). Ce format, pivot de la facturation électronique obligatoire, garantit que le document est directement exploitable par le logiciel de votre comptable.

Quels documents sont concernés

La transmission couvre tous vos types de factures : factures d'acompte, factures de situation, factures finales et avoirs. Chaque document est transmis au moment où il passe au statut envoyée. Vos devis ne sont pas concernés, car ils ne relèvent pas du périmètre comptable.

⛔ Attention : il n'y a pas de rétroactivité. Seuls les documents passant au statut envoyée après la configuration de l'adresse e-mail sont transmis. Les factures déjà envoyées avant la configuration ne sont pas renvoyées, même si vous modifiez ensuite l'adresse e-mail de votre comptable.

Les mécanismes de contrôle

Un mécanisme anti-doublon garantit que chaque document n'est transmis qu'une seule fois, quel que soit le nombre de fois où il passe au statut envoyée. Par exemple, une facture qui passe de Brouillon à Envoyée est transmise ; si elle passe ensuite à Payée puis revient à Envoyée, elle n'est pas retransmise. En revanche, un avoir créé suite à l'annulation d'une facture est un nouveau document distinct : il est bien transmis.

Côté droits d'accès, le paramètre est visible par tous les rôles ayant accès aux paramètres de comptabilité, mais seuls le Propriétaire, l'Admin et l'Expert comptable peuvent le modifier. Votre expert comptable peut ainsi configurer lui-même sa propre adresse. Le format de l'adresse e-mail est vérifié à l'enregistrement.

💡 Le mécanisme de copie cachée (CCI) existant dans vos paramètres d'e-mail reste disponible et fonctionne en parallèle de cette transmission. Les deux répondent à des besoins différents : le CCI sert à des usages variés (un associé, un archivage personnel, un autre destinataire), tandis que la transmission comptable est dédiée exclusivement à votre expert comptable. Vous pouvez utiliser les deux en même temps si vous le souhaitez.

3. Ce que cette fonctionnalité change pour vous

Vous configurez une seule fois l'adresse e-mail de votre expert comptable, et vous n'avez plus jamais à y penser : toutes vos factures de vente et vos avoirs sont transmis automatiquement, au fil de l'eau, dans un format directement exploitable par le logiciel de votre comptable.

Fini les oublis de CCI, les exports manuels en fin de mois et les relances de votre cabinet comptable. Pour votre expert comptable, c'est aussi la garantie de recevoir l'intégralité des pièces de vente, sans dépendre de votre vigilance.

4. Cas d'usage

Marie, plombière — Marie travaille avec un cabinet comptable qui lui réclame chaque mois ses factures émises. Avant, elle devait penser à ajouter son comptable en CCI ou faire un export manuel. Maintenant, elle configure l'adresse e-mail une fois, et toutes ses factures sont automatiquement transmises dès qu'elle les envoie à ses clients.

Karim, électricien en développement — Karim émet des factures de situation sur ses chantiers longs. Son comptable a besoin de chaque situation pour suivre l'avancement de la facturation. Avec la transmission automatique, chaque facture de situation part chez le comptable au moment de son envoi, sans action supplémentaire de sa part.

Le cabinet comptable de Sophie — L'expert comptable de Sophie dispose d'un accès Obat avec le rôle Expert comptable. Il configure lui-même son adresse e-mail dans les paramètres de transmission et reçoit désormais toutes les pièces de vente au format Factur-X, qu'il intègre directement dans son logiciel de production comptable.