Rapprochement bancaire des achats 

 

 

 

 

 

🎥Le rapprochement bancaire : Achat existant  sans règlement saisi 👇

 

🎥Le rapprochement bancaire : Achat existant avec règlement saisi👇

 

 

🎥le rapprochement bancaire : Comment ajouter un achat sur obat👇

 

 

 

Présentation

Dans la consultation bancaire d'Obat, vous pouvez désormais rapprocher facilement une ligne de débit à un achat. Pour cela, vous avez deux options :

• Créer un nouvel achat
• Retrouver un achat existant

Le rapprochement est possible aussi bien pour les transactions historiques que pour celles à venir.

Lorsque vous rapprochez une transaction à un achat, Obat va automatiquement :

• Générer un règlement
• Créer une liaison entre la transaction et l’achat via ce règlement

Après le rapprochement, vous pourrez :

• Voir l'achat directement sur la ligne de la transaction correspondante
• Accéder au détail de l'achat depuis cette ligne
• Retirer l'achat si vous constatez une erreur de rapprochement

Ainsi, vous simplifiez vos démarches de gestion financière au quotidien avec Obat.

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Etape par étape

 

 

👉Rapprochement d’un nouvel achat

Lorsque vous demandez le rapprochement d'un nouvel achat, une fenêtre s'affiche automatiquement, vous permettant de saisir l'achat selon les modalités habituelles dans Obat. Vous pouvez ainsi entrer les informations nécessaires en toute simplicité.

Initier rapprochement en ajoutant un achat👇

Saisie de l’achat👇

Affichage des achats rapprochés👇

 

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👉Calcul automatique du montant assigné

Le montant de l'assignation est calculé automatiquement et ne peut pas être modifié. Il est déterminé selon les modalités suivantes :

Montant de l'assignation = Minimum entre le reste à payer de l’achat et le reste à rapprocher de la transaction.

Exemple 1 : Si le reste à payer de l’achat est de 2500 euros et le reste à rapprocher de la transaction est de 2000 euros, le montant de l’assignation sera de 2000 euros.

Exemple 2 : Si le reste à payer de l’achat est de 2000 euros et le reste à rapprocher de la transaction est de 2500 euros, le montant de l’assignation sera de 2000 euros.

 

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👉Rapprochement d'un achat existant

Lorsque vous demandez le rapprochement d'un achat existant, Obat vous propose une fenêtre pour retrouver facilement les achats déjà enregistrés dans votre logiciel de devis et de facture. Vous pouvez ainsi accéder rapidement à vos précédentes saisies et gagner du temps dans la gestion de vos achats.

Rapprochement d’un achat existant👇

Liste des achats à rapprocher👇

 

Dans cette fenêtre, vous trouvez 👇

• Les informations de la transaction d’origine :

  • Le montant (avec un code couleur rouge pour une transaction de type débit)
  • Le libellé de la transaction

• Une liste d'achats saisis : seuls les achats non réglés ou ceux ayant au moins un règlement non rapproché sont affichés. Le montant total des rapprochements doit être égal au montant TTC de l'achat.

Dans cette fenêtre, vous pouvez👇 

• Filtrer les achats par fournisseur, référence et montant (comme c’est le cas aujourd’hui sur le listing des achats, avec une recherche textuelle).
• Filtrer selon le montant ou le libellé de la transaction. Un tag correspondant au critère de filtre s’ajoute dans la recherche. Vous pouvez ensuite retirer ce filtre à tout moment.
• Cumuler les filtres montant et libellé de transaction.
• Sélectionner l'achat (ou les achats) concernés par cette transaction. Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs achats.

 

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👉Sélection d’un achat avec au moins un règlement non rapproché :

Lorsque vous sélectionnez un achat avec au moins un règlement non rapproché, une fenêtre s’affiche afin de vous permettre de :

• Sélectionner un ou plusieurs règlements présentés.
• Ou bien indiquer qu'il s'agit d'un nouveau règlement.

Fenêtre de sélection des règlements👇

Affichage des règlements éligibles👇

Si vous sélectionnez au moins un des règlements présentés, à la validation de la fenêtre, l'achat est sélectionné et le montant de l'assignation est mis à jour en fonction de la somme des règlements sélectionnés. À partir de ce moment, vous ne pouvez plus modifier le montant de l'assignation. Un texte s'affiche pour vous expliquer pourquoi cette modification n’est plus possible.

Sélection de règlement(s)👇

Affichage du montant sur la base des règlements sélectionnés👇

 

Si vous indiquez qu'il s'agit d'un nouveau règlement, l'achat est sélectionné et le calcul automatique du montant assigné est effectué comme expliqué précédemment.

 

Si vous annulez le rapprochement, l'achat n'est pas sélectionné et le montant de l'assignation reste à 0.

 

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👉Données générées à la validation du rapprochement

À la validation du rapprochement, le système :

• Génère un règlement pour chaque achat lié dont le montant d'assignation est différent de 0 avec les informations suivantes :

  • Moyen de règlement = "" (le moyen de règlement n’est plus obligatoire)
  • Date = Date de la transaction
  • Référence = Libellé de la transaction
  • Montant du règlement = Montant de l’assignation

• Crée une liaison entre la transaction bancaire et l’achat à travers le règlement.

• Met à jour le reste à rapprocher de la transaction avec la formule suivante :

  • Reste à rapprocher = Montant de la transaction - Somme des montants des règlements rapprochés à cette transaction.

 

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👉Voir les achats rapprochés depuis la consultation bancaire

Depuis la consultation bancaire, pour chaque ligne de transaction pour laquelle un rapprochement a été effectué :

• Vous trouvez l'achat dans une nouvelle colonne intitulée "Justificatif(s)".
• En cliquant sur l’achat, le side panel de l’achat s'affiche.

NB : Une ligne de transaction peut comporter plusieurs achats.

 

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👉Retirer un achat d’une ligne de transaction

Dans la consultation bancaire, une icone de suppression sur l'achat rapproché est disponible pour vous permettre de retirer la liaison entre l’achat et la ligne de transaction bancaire.

À votre demande, une fenêtre s'affiche pour vous permettre de confirmer ou annuler votre choix.

Si vous confirmez, deux cas sont possibles :

• Si le règlement a été généré via le rapprochement, le règlement de l’achat est supprimé en même temps que le rapprochement, mais l’achat reste conservé.
• Si le règlement existait avant le rapprochement, il est conservé lors de la suppression du rapprochement.

 

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👉Historisation des actions

Chaque action effectuée est historisée afin de pouvoir être présentée dans les écrans ultérieurement. Côté achats et règlements, nous nous basons sur l'existant, donc nous devons savoir remonter :

• Qui est à l'origine de la création de l'achat (et à quelle date).
• Qui a modifié les règlements de l’achat (via le rapprochement, et à quelle date).

Côté rapprochement, nous stockons en BDD les informations suivantes :

• Qui a associé un achat à une ligne de transaction (et à quelle date).
• Qui a modifié le montant d’assignation (et à quelle date).
• Qui a supprimé l’association de l’achat à une ligne de transaction.

 

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👉Filtrer les transactions sans justificatif

Pour vous aider dans votre travail de justification, la consultation bancaire est enrichie d’un filtre permettant de présenter uniquement les transactions sans justificatif. Ce filtre est disponible aussi bien pour les transactions historiques que pour celles à venir.

Lorsque vous activez ce filtre, seules les transactions au débit sans justificatif sont affichées. Lorsque vous effectuez un rapprochement d’un achat sur l’une de ces lignes, la ligne disparaît automatiquement si le filtre est appliqué.

En désactivant le filtre, l’affichage revient à une présentation des toutes les transactions (selon les autres filtres potentiellement appliqués).

Enfin, lors du passage des transactions historiques aux transactions à venir (et inversement), la valeur du filtre sur les transactions sans justificatif est conservée et correctement appliquée.