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Un assistant vocal, ou agent virtuel, est un membre à part entière de l'équipe, prêt à répondre aux appels ! Il se charge de filtrer les demandes entrantes, de les traiter, de les qualifier ou bien de les transférer aux bonnes personnes, selon les traitements définis par votre chef de projet et en accord avec les procédures de votre entreprise.
En fonction de la stratégie de gestion des appels entrants, il faudra choisir où positionner l'assistant virtuel : il y a deux possibilités.
La gestion des appels en première instance
Cette configuration permet à l'agent virtuel de répondre à tous les appels entrants, à la place des membres de l'équipe.
✅ Il décroche tous les appels entrants sur la ligne téléphonique,
✅ Les collaborateurs peuvent consacrer tout leur temps à des tâches plus complexes ou à plus forte valeur ajoutée, laissant l'assistant vocal prendre en charge la totalité des appels.
La gestion des appels en débordement
Avec cette configuration, l'agent virtuel prend part à l'équipe : il traite les appels lorsqu'aucun autre des collaborateurs n'est disponible pour le faire.
✅ Les clients ont toujours un interlocuteur en ligne, humain ou virtuel : aucun appel n'est manqué,
✅ L’assistant vocal filtre les demandes entrantes comme le ferait un collaborateur, les traite ou les qualifie, facilitant ainsi le traitement par l'équipe.