Pour simplifier la gestion de votre comptabilité et faciliter le travail de votre expert-comptable, vous pouvez lui demander de paramétrer votre plan comptable dans Obat. Cela permettra :
- Côté ventes : D’associer automatiquement vos factures, clients et TVA aux bons comptes, sans avoir besoin de retraitements.
- Côté achats : De classer correctement vos dépenses, fournisseurs et TVA afin de préparer l'export vers votre logiciel de comptabilité.
- Analyses personnalisées : D’ajouter des catégories d’achats adaptées à votre activité pour mieux suivre vos dépenses et votre rentabilité.
Avec Obat, vous disposez d’un plan comptable prêt à l’emploi dès la création de votre compte. Si nécessaire, votre expert-comptable (ou toute personne ayant les permissions adaptées) peut le personnaliser selon vos besoins.
Il pourra paramétrer :
- Les journaux comptables,
- Les comptes de vente,
- Les comptes de TVA,
- Les comptes d’achat et les catégories d’achat (disponibles avec les packs Croissance et supérieurs).
💡A savoir 💡
- Ce paramétrage garantit une comptabilité adaptée à votre activité, simplifiant la gestion et l’export vers votre logiciel comptable.
- Avec un plan comptable bien paramétré, tout devient plus simple et fluide, que ce soit pour vous ou pour votre expert-comptable !
SOMMAIRE
👉Modification des codes des journaux
👉Paramétrage des comptes comptables de vente
Modification des comptes de Vente
Suppression des comptes de Vente
👉Paramétrage des comptes comptables d’achat
Ajout d’un compte comptable d’achat
Modification d’un compte comptable d’achat
Suppression d’un compte comptable d’achat
Désactivation d’un compte comptable d’achat
👉Gestion des catégories analytiques
Ajout d'une nouvelle catégorie d’achat
Modification d'une catégorie d’achat
Suppression d'une catégorie d’achat
👉Paramétrage des taux de TVA
Paramétrage des journaux
Lorsque vous ou votre expert-comptable vous connectez à Obat avec les droits nécessaires pour gérer le paramétrage de votre société, vous pouvez accéder à Paramètres > Comptabilité.
Un sous-menu, intitulé “Journaux”, est disponible pour personnaliser et gérer les journaux comptables selon les besoins spécifiques de votre activité. Cela facilite la configuration de votre plan comptable pour une gestion plus efficace.
Dans le sous-menu Journaux d’Obat, votre expert-comptable pourra voir les journaux comptables pris en charge, avec :
- Le libellé du journal
- Le code du journal
Lors de la première connexion, sans modifications, il accèdera au paramétrage natif d’Obat. Celui-ci inclut des journaux préconfigurés, prêts à être adaptés selon les besoins spécifiques de votre activité. Cela garantit une configuration simple et rapide pour une gestion comptable optimisée.
💡A savoir 💡
Le journal des achats est affiché uniquement si vous avez souscrit au pack Croissance ou booster.
Dans Obat, les libellés des journaux sont préconfigurés et ne peuvent pas être modifiés. Un icône cadenas à côté de chaque journal indique cette restriction, avec un message explicatif au survol : “Libellé non modifiable”.
👉Modification des codes des journaux :
Cas 1 : Si votre compte Obat n’est pas synchronisée avec Chift (notre connecteur API),votre expert-comptable peut modifier les codes des journaux pour les adapter à vos besoins.
Pour cela :
- Il clique sur l’icône “Modifier” pour ouvrir une fenêtre d'édition.
- Il modifie le code du journal, puis enregistre les changements.
Une fois enregistré :
- Le nouveau code apparaît directement dans la liste des journaux.
- Lors de l’export comptable (csv, xlsx ou FEC), ce nouveau code est automatiquement pris en compte.
- Code du libellé du Journal des achats pour l’export des achats
- Code du libellé du Journal des ventes pour l’export des devis, factures.
Cas 2 : Si votre compte Obat est synchronisée avec Chift (Notre connecteur API), les codes des journaux sont automatiquement récupérés depuis votre logiciel comptable lors de la configuration.
Dans ce cas :
- Les codes des journaux sont affichés dans Paramètres > Comptabilité > Journaux.
- L’icône “Modifier” n’est pas cliquable, et un message d’information apparaît : “Vous ne pouvez pas modifier un journal synchronisé.”
⚠️Attention⚠️
Pour modifier un code de journal, votre expert-comptable doit ajuster la configuration comptable directement dans l’onglet Intégration. Une fois cette modification effectuée dans Chift (notre connecteur API), les nouveaux codes seront synchronisés automatiquement dans Obat.
💡A savoir💡
Cela garantit une correspondance parfaite entre Obat et votre logiciel comptable pour une gestion fluide et cohérente.
Paramétrage du plan comptable
Lorsque vous vous connectez à Obat et que vous avez les droits nécessaires pour administrer le paramétrage de votre société, vous pouvez accéder à Paramètres > Comptabilité.
Un nouveau sous-menu “Plan comptable” est alors disponible, permettant à votre expert-comptable de personnaliser et de configurer votre plan comptable en fonction des besoins de votre activité.
Dans le sous-menu “Plan comptable”, votre expert-comptable peut voir ou modifier le paramétrage des éléments suivants :
- Les comptes comptables de ventes sous l'onglet “Ventes”
- Les comptes comptables d'achats sous l'onglet “Achats”
- Les comptes de TVA sous l'onglet “TVA”
- Les catégories des comptes comptables d’achats sous l'onglet “Catégories”
💡A savoir💡
Le paramétrage des comptes comptables d’achats “Achats” et des catégories des comptes comptables d’achats “Catégories” est affiché uniquement si vous avez souscrit au pack Croissance ou Booster.
Plan comptable d’un utilisateur en pack Pro :
Plan comptable d’un utilisateur en pack Croissance ou Booster :
Il peut accéder d’un paramétrage à l’autre en cliquant sur l’onglet correspondant.
👉Paramétrage des comptes comptables de vente
Lorsque vous accédez à Plan comptable, vous êtes par défaut dirigé vers le paramétrage des comptes comptables de vente dans l'onglet “Ventes”.
Dans cet onglet, votre expert-comptable pourra voir les différents comptes comptables de vente supportés par Obat, avec les informations suivantes :
- Le numéro de compte
- Le libellé du compte
Lors de la première connexion, sans modification, vous accédez au paramétrage natif des comptes comptables de vente, qui inclut les éléments préconfigurés par Obat pour faciliter la gestion.
Modification des comptes de Vente
Cas 1 : Si votre compte Obat n’est pas synchronisée avec Chift (notre connecteur API), votre expert-comptable peut modifier les comptes comptables de vente.
Pour cela, il lui suffit de cliquer sur les boutons d’action du compte comptable qu'il souhaite modifier, puis de sélectionner “Modifier”. Cela lui permettra d’accéder à une fenêtre d'édition pour effectuer les ajustements nécessaires.
Votre expert-comptable peut modifier les éléments suivants dans les comptes comptables de vente :
- Le numéro du compte comptable
- Le libellé du compte comptable
Après avoir effectué les modifications et enregistré, les changements sont pris en compte immédiatement.
- Le nouveau numéro de compte apparaîtra dans la liste des comptes comptables de vente.
- Lors de l’export comptable (en format csv, xlsx ou FEC), le nouveau numéro de compte sera intégré dans l’export des devis et factures.
Ainsi, les modifications sont directement répercutées dans la gestion de vos documents comptables.
Cas 2 : Si votre compte Obat est synchronisée avec Chift (Notre connecteur API), votre expert-comptable ne pourra pas modifier les comptes comptables de vente directement dans Obat. En effet, les numéros et libellés des comptes sont automatiquement récupérés depuis votre logiciel comptable lors de la configuration avec Chift.
- Les informations des comptes comptables récupérées via Chift seront affichées dans Paramètres > Comptabilité > Plan comptable > Ventes.
- L’option “Modifier” sera grisée, et un message d’information indiquera : “Vous ne pouvez pas modifier un journal synchronisé.”
⚠️Attention⚠️
Si des modifications sont nécessaires, votre expert-comptable devra ajuster la configuration comptable directement dans l'onglet “Intégration” pour que les changements soient pris en compte.
Suppression des comptes de Vente
Votre expert-comptable ne pourra pas supprimer de compte comptable de vente dans Obat. Lorsqu'il survole l'option “Supprimer”, un message s'affiche : “Compte géré par Obat”, indiquant que ces comptes sont préconfigurés et ne peuvent pas être supprimés.
👉Paramétrage des comptes comptables d’achat
💡A savoir💡
L’accès à l’onglet “Achats” est réservé aux utilisateurs du pack Croissance ou Booster.
Dans l'onglet Achats, votre expert-comptable peut voir les différents comptes comptables d’achat disponibles, avec les informations suivantes :
- Le numéro du compte
- Le libellé du compte
- La catégorie analytique du compte
Lors de la première connexion, sans modification, vous accédez au paramétrage natif des comptes comptables d’achat, c'est-à-dire les éléments préconfigurés par Obat.
Par défaut, vous voyez l’ensemble des comptes activés, qui sont visibles lors de la saisie d’un achat. Si nécessaire, vous pouvez afficher aussi les comptes désactivés (qui ne sont pas visibles lors de la saisie d’un achat) en cochant la case “Afficher les comptes désactivés”.
Étant donné qu'il peut y avoir de nombreux comptes comptables, une barre de recherche est mise à disposition pour vous permettre de trouver rapidement un compte, que ce soit par le numéro du compte ou le libellé du compte.
⚠️Attention⚠️
La synchronisation des comptes comptables d’achat au logiciel comptable via Chift n’est pas encore disponible. Les actions manuelles du plan comptable paramétrable (ajout, modification, suppression et désactivation) sont donc disponible quelque soit le statut de synchronisation à Chift (actif ou inactif).
Ajout d’un compte comptable d’achat
Votre expert-comptable peut ajouter manuellement un compte comptable d’achat en cliquant sur le bouton “Nouveau compte”. Cela ouvre une fenêtre de création, permettant de paramétrer un nouveau compte comptable d'achat selon vos besoins spécifiques.
Lorsque votre expert-comptable ajoute un nouveau compte comptable d'achat, il devra remplir un écran de saisie avec les informations suivantes :
- Numéro de compte : Un entier limité à 11 chiffres (obligatoire)
- Libellé : Un texte descriptif (obligatoire)
- Catégorie : Une liste déroulante des catégories créées (facultatif)
Une fois le compte enregistré, l’ajout est pris en compte. Le compte est activé par défaut et sera ajouté à la liste des comptes d’achat, classé par ordre alphabétique de catégorie, puis de libellé.
Ce compte sera ensuite disponible lors de la saisie d’un achat.
💡A savoir💡
Lorsque la synchronisation des comptes comptables d’achat avec votre logiciel comptable via Chift sera opérationnelle, l'option “Nouveau compte” sera substituée par “Synchroniser les comptes”.
Modification d’un compte comptable d’achat
Votre expert-comptable peut modifier un compte comptable d'achat en cliquant sur “Modifier” depuis les options disponibles pour chaque compte comptable. Cela lui permettra d'ajuster les informations du compte selon vos besoins.
En cliquant sur “Modifier”, votre expert-comptable accède à la fenêtre d'édition du compte comptable d'achat. Il peut alors modifier tous les éléments du compte, notamment :
- Numéro de compte : Un entier limité à 11 chiffres (obligatoire)
- Libellé : Un texte descriptif (obligatoire)
- Catégorie : Une liste déroulante des catégories créées (facultatif)
Une fois les modifications enregistrées, elles sont immédiatement prises en compte.
- Le nouveau numéro de compte apparaît dans la liste des comptes comptables d’achat.
- Lors de l’export comptable (en format csv, xlsx ou FEC), le nouveau numéro de compte sera inclus dans l’export des achats.
Ainsi, les ajustements sont directement intégrés dans vos documents comptables.
Suppression d’un compte comptable d’achat
Votre expert-comptable peut supprimer un compte comptable d’achat en cliquant sur “Supprimer” depuis les options disponibles pour chaque compte, sous réserve de respecter certaines règles***. Cela permet de retirer un compte de votre plan comptable si nécessaire.
Lorsque votre expert-comptable clique sur “Supprimer”, une fenêtre de confirmation s'ouvre, lui permettant de confirmer ou d'annuler la suppression du compte comptable d'achat. Il pourra ainsi valider ou revenir en arrière avant de supprimer le compte.
Après confirmation, la suppression est prise en compte.
→ Le compte comptable n’est plus disponible dans la liste des comptes comptables d’achat.
→ Le compte comptable n’est plus disponible dans la saisie d’un achat.
Un compte comptable d’achat peut être supprimé uniquement si aucun achat n’a encore été enregistré sur ce compte.
Si des achats ont déjà été imputés sur le compte, la suppression ne sera pas possible, et un message s'affichera : “Vous ne pouvez pas supprimer un compte déjà utilisé.” Cela garantit que les comptes utilisés dans vos transactions ne peuvent pas être supprimés accidentellement.
Désactivation d’un compte comptable d’achat
Votre expert-comptable peut désactiver un compte comptable d'achat en cliquant sur “Désactiver” depuis les options disponibles pour chaque compte comptable. Cela permet de rendre le compte inactif sans le supprimer, afin qu’il ne soit plus utilisé lors de la saisie d’un achat.
Lorsque votre expert-comptable clique sur “Désactiver”, une fenêtre de confirmation s'ouvre pour valider l’action. Une fois le compte désactivé, le numéro du compte devient grisé, et la mention “(Désactivé)” apparaît à côté du libellé du compte, indiquant clairement qu’il n’est plus actif.
Une fois désactivé, le compte comptable n'apparaît plus par défaut dans la liste des comptes comptables d’achat, sauf si la case “Afficher les comptes désactivés” est cochée.
- Le compte désactivé n'est plus visible lors de la saisie d’un achat.
- L'option “Désactiver” devient “Activer”, permettant à votre expert-comptable de réactiver un compte si nécessaire.
Tous les comptes comptables d’achat peuvent être désactivés selon vos besoins.
👉Gestion des catégories analytiques
💡A savoir💡
L’accès à l’onglet “Catégories” est réservé aux utilisateurs du pack Croissance ou Booster.
Dans l’onglet Catégories, votre expert-comptable accède aux différentes catégories analytiques d’achat disponibles. Chaque catégorie affiche :
- Son libellé
- Le nombre de comptes comptables d’achat qui y sont associés
Lors de la première utilisation, il retrouve les catégories déjà associées aux comptes comptables d’achat dans le paramétrage natif d’Obat.
Les catégories sont automatiquement classées par ordre alphabétique pour une meilleure lisibilité.
Ajout d'une nouvelle catégorie d’achat
Votre expert-comptable peut ajouter manuellement une nouvelle catégorie d’achat. Il suffit de cliquer sur le bouton “Nouvelle catégorie”, ce qui ouvre une fenêtre permettant de créer la catégorie souhaitée.
Lors de l'ajout d'une nouvelle catégorie d’achat, votre expert-comptable accède à un écran de saisie où il peut renseigner :
- Libellé : un texte obligatoire pour nommer la catégorie.
Une fois la catégorie enregistrée :
- Elle est ajoutée automatiquement par ordre alphabétique dans la liste des catégories.
- Elle devient disponible pour être sélectionnée lors de la création ou de la modification d’un compte comptable d’achat.
Modification d'une catégorie d’achat
Votre expert-comptable peut modifier une catégorie d’achat en cliquant sur le bouton “Modifier” dans les actions associées à la catégorie concernée.
En cliquant sur “Modifier”, votre expert-comptable accède à une fenêtre d’édition permettant de mettre à jour les informations de la catégorie.
Votre expert-comptable peut modifier une catégorie d’achat, notamment :
- Libellé : un texte obligatoire pour nommer ou renommer la catégorie.
Une fois la modification enregistrée :
- Le nouveau libellé de la catégorie apparaît dans la liste des catégories.
- Les modifications sont également appliquées aux comptes comptables associés à cette catégorie.
Suppression d'une catégorie d’achat
Votre expert-comptable peut supprimer une catégorie d’achat, sous réserve de certaines règles***, en cliquant sur “Supprimer” dans les actions associées à la catégorie concernée.
Lorsque votre expert-comptable clique sur “Supprimer”, une fenêtre de confirmation s’affiche. Il peut alors confirmer ou annuler la suppression de la catégorie d’achat.
Après confirmation par votre expert-comptable, la suppression de la catégorie est immédiatement prise en compte.
→ La catégorie n’apparaît plus dans la liste des catégories d’achat.
→ Elle n’est plus proposée lors de l’ajout ou de la modification d’un compte comptable d’achat.
Une catégorie d’achat peut être supprimée uniquement si aucun compte comptable d'achat n’y est associé.
Si un ou plusieurs comptes comptables d'achat sont liés à cette catégorie, votre expert-comptable ne pourra pas la supprimer. Dans ce cas, un message indique : “Vous ne pouvez pas supprimer une catégorie ayant au moins un compte associé.”
💡A savoir💡
Grâce à la fonctionnalité du plan comptable modifiable, les prochains achats que vous saisirez seront directement associés aux comptes comptables d'achat que votre expert-comptable aura configurés.
👉Paramétrage des taux de TVA
💡A savoir💡
La colonne “numéro de compte de TVA sur Achat” est uniquement visible pour les utilisateurs du pack Croissance ou Booster.
Sur l'onglet TVA, vous pouvez voir les différents taux de TVA disponibles sur votre compte Obat. Vous y retrouvez :
- Le taux de TVA
- Le numéro de compte de TVA sur Achat
- Le numéro de compte de TVA sur Vente
- L'extension sur les comptes de Vente
Les taux de TVA qui s'affichent ici correspondent à ceux renseignés dans Paramètres > Préférences > Taux de TVA. Pour une entreprise française, vous verrez les taux suivants :
- 0%
- 2.1%
- 5.5%
- 8.5%
- 10%
- 20%
Ainsi que tout autre taux de TVA ajouté manuellement, le cas échéant.
Lors de votre première connexion, sans modification effectuée, vous accédez au paramétrage natif d'Obat pour les comptes comptables de TVA. Vous y trouvez les éléments suivants :
- Le plan comptable natif : Comptes comptables et extension de TVA.
Les taux de TVA ajoutés manuellement n'ont pas de comptes comptables associés par défaut.
Modification d’un taux de TVA
Cas 1 : Cas 1 : Si votre compte Obat n’est pas synchronisée avec Chift (notre connecteur API), vous pouvez modifier les comptes comptables associés aux taux de TVA.
Pour cela, vous cliquez sur le bouton d'action à côté du taux de TVA que vous souhaitez modifier, puis sélectionnez "Modifier". Vous accédez alors à une fenêtre d'édition pour faire les modifications nécessaires.
Vous pouvez modifier les éléments suivants :
- Le numéro du compte de TVA sur Achat (si votre entreprise est en pack Croissance ou supérieur).
- Le numéro du compte de TVA sur Vente.
- L’extension sur les comptes de Vente.
Après avoir enregistré vos modifications, elles seront immédiatement prises en compte.
→ Vous retrouverez les nouveaux numéros de compte dans la liste des taux de TVA.
→ Lors de l'export comptable (au format CSV, XLSX ou FEC), les numéros de compte modifiés seront utilisés dans les exports. Le numéro du compte de TVA sur Achat sera pris en compte pour l’export des achats, et les numéros du compte de TVA sur Vente ainsi que l’extension seront inclus dans les exports de devis et factures.
Cas 2 : Si votre compte Obat est synchronisée avec Chift (Notre connecteur API),vous ne pourrez pas modifier les comptes comptables de TVA. En effet, les numéros et libellés de comptes sont récupérés directement depuis votre logiciel comptable lors de la configuration à Chift.
Lorsque la synchronisation à Chift est active, les extensions de TVA ne sont pas affichées dans le tableau “TVA” du Plan comptable. En effet, Chift ne gère pas les extensions, mais transmet directement tous les comptes comptables de Vente, y compris ceux qui incluent l'extension, dans la liste des comptes de Vente.
Pour que vos écritures comptables contiennent des informations analytiques liées aux taux de TVA, votre expert-comptable devra :
- Synchroniser des comptes comptables de Vente pour chaque taux de TVA dans le logiciel comptable
- Ajouter manuellement le taux de TVA dans leur logiciel comptable
Une évolution est prévue pour permettre l’envoi d’un “tag” correspondant au taux de TVA lors de la transmission des écritures de vente.
- Les informations des comptes comptables de TVA récupérées via Chift sont affichées dans Paramètre > Comptabilité > Plan comptable > TVA.
- L'utilisateur ne peut pas modifier un taux, car les comptes de TVA et les comptes de ventes sont synchronisés avec le logiciel comptable. Les numéros de comptes comptables sont donc obtenus directement du logiciel comptable.
- L’action “Modifier” est non cliquable, et un message d’information indique à l’utilisateur : “Vous ne pouvez pas modifier un taux synchronisé”.
- Pour modifier les comptes comptables de vente, l’utilisateur doit ajuster sa configuration comptable dans Intégration.
- Une évolution est prévue pour permettre l’envoi d’un "tag" correspondant au taux de TVA lors de la transmission des écritures de vente.
Suppression d’un taux de TVA
- Vous ne pouvez pas supprimer de taux de TVA sur Obat. L’option “Supprimer” n’est pas disponible.
Ajout d’un taux de TVA
- Vous pouvez ajouter manuellement un taux de TVA. Il vous suffit de cliquer sur le bouton “Nouveau taux” et d’accéder à une fenêtre pour créer un nouveau taux de TVA.
Lorsque vous souhaitez ajouter un taux de TVA, vous devez saisir les informations suivantes dans la modale de création :
- Taux de TVA : un entier (obligatoire)
- Libellé : un texte descriptif (facultatif)
- Numéro du compte de TVA sur Achat : pour les entreprises en pack Croissance ou plus (facultatif)
- Numéro du compte de TVA sur Vente (facultatif)
- Extension sur comptes de Vente (facultatif)
Une fois ces informations enregistrées, le taux de TVA sera ajouté à votre plan comptable.
Une fois l'ajout du taux de TVA enregistré, celui-ci est pris en compte :
→ Il est ajouté par ordre croissant dans le plan comptable sous l'onglet Taux.
→ Le taux de TVA est également ajouté dans la liste des taux dans Préférences > Taux.
→ Ce taux de TVA devient disponible pour la création de devis, de factures et pour la saisie d’achats (si vous avez un pack Croissance ou Booster).
Avantage de l'évolution de la fonctionnalité "Nouvel achat"
💡A savoir💡
Avec l'évolution de la fonctionnalité "Nouvel achat", seules les entreprises disposant du pack Croissance ou Booster auront accès à cette option.
En tant qu'artisan, vous pourrez saisir vos achats directement dans le compte comptable correspondant, parmi les comptes comptables activés dans votre Plan comptable.
Actuellement, vous saisissez vos achats dans des catégories comme :
- Déplacement
- Repas
- Sous-traitance
- Achat de matériaux
- Divers
- Achat d’outillage
- Location de matériel
💡A savoir💡
Avec la mise en place du Plan comptable, ces catégories seront remplacées par des comptes comptables spécifiques, correspondant à la classification du Plan comptable natif. Cela vous permettra une gestion plus précise et organisée de vos achats, simplifiant ainsi votre comptabilité.
Pour saisir un achat, vous accédez simplement à l'onglet Achats > Nouvel achat, renseignez les informations obligatoires et sélectionnez le compte comptable correspondant à votre achat parmi ceux activés dans Obat.
Une fois enregistré, votre achat sera immédiatement catégorisé dans le compte comptable choisi et apparaîtra dans la liste des achats. Lors de l'export des achats (en format CSV, XLSX ou FEC), les écritures comptables seront directement générées dans le compte comptable sélectionné. Cela vous assure une comptabilité automatique, conforme et sans erreur de classification.
Pour plus d'informations, nous vous invitons à explorer notre section dédiée à la Comptabilité.
💡Si vous avez encore des questions, n’hésitez pas à nous contacter et nous serons là pour vous aider par email : support@obat.fr , à travers notre fenêtre de chat, ou par téléphone au ☎️ 02 52 33 19 31 .