Comment bien gérer votre facturation pendant la bascule vers OBAT

 

✅ Ce que la loi autorise

💡 La loi française n’impose pas d’utiliser un seul logiciel de facturation. Ce qui compte, c’est de garantir :

• Une numérotation unique et continue de vos factures,

• Une piste d’audit fiable entre vos factures, votre comptabilité et vos déclarations,

• Une traçabilité claire de chaque document émis.

---

🔢 Utilisez des séries de factures distinctes

Pour bien distinguer les factures selon l’outil utilisé, il est obligatoire d’ajouter un préfixe ou un suffixe à chaque numéro. Par exemple :

• Ancien logiciel : ANC-2025-0001

• OBAT : OBAT-2025-0001

Cela permet d’éviter tout doublon et facilite le travail de votre comptable. 📚

---

🧾 Chaque facture doit correspondre à une écriture comptable

Même si vous utilisez deux logiciels, chaque facture doit :

• Être retrouvable dans l’un des outils,

• Être liée à une écriture unique en comptabilité,

• Être associée à un compte produit, un journal de vente, et une TVA collectée.

---

🧮 Attention à la TVA

Pendant la transition, vous devez pouvoir :

• Reconstituer la TVA collectée pour chaque facture,

• Justifier les montants déclarés à l’administration,

• Éviter toute double déclaration ou omission.

Une erreur de TVA, même involontaire, peut coûter cher 💸.

---

🔍 Assurez une piste d’audit fiable

Une piste d’audit fiable, c’est la capacité à expliquer :

• Pourquoi deux logiciels ont été utilisés,

• Quelle est la période de coexistence,

• Et quelles sont les règles de numérotation appliquées.

Cela vous protège en cas de contrôle fiscal. 📂

---

📦 Conservez bien vos données

Même après la fin de la transition, vous devez :

• Garder toutes les factures accessibles pendant 10 ans,

• Conserver les exports comptables de chaque logiciel,

• Archiver les justificatifs de la transition.

✅ Assurez-vous de pouvoir retrouver facilement vos anciens documents, même si l’ancien logiciel n’est plus utilisé.

---

📝 Documentez la transition

Documentation obligatoire de la période de transition

Éléments à formaliser par écrit

Pour être en conformité et pouvoir justifier la coexistence de deux logiciels en cas de contrôle, l'entreprise doit documenter :

Ce document prouve votre bonne foi et votre organisation, en cas de contrôle.

 

---

❌ Ce qu’il ne faut surtout pas faire

Évitez absolument :

• Les doublons de numéros entre logiciels,

• Les trous dans la numérotation,

• Les factures non rattachées à une écriture comptable,

• La TVA non justifiée,

• Les modifications non tracées de documents.

Ces erreurs peuvent entraîner des sanctions lourdes, voire des soupçons de fraude.

Sanctions encourues En cas de non-conformité

---